未経験でも事務職につける！未経験歓迎の求人と必要なスキル

事務職は多くの業界で必要とされる仕事ですが、未経験からの始め方に悩む方も多いです。この記事では、未経験からでも始められる事務職の種類と必要なスキル、役立つ資格を解説します。

記事を読むと、具体的な転職方法がわかり、自信を持って転職活動に臨めます。未経験から事務職に就くためには、求められるスキルや資格を把握し、適切な転職活動を行うことが重要です。

事務職の一般的な仕事内容

一般的に事務職の仕事内容は多岐にわたりますが、主に以下の4つに分類されます。

データ入力

データ入力業務は、専用のシステムやソフトウェアにデータを入力する作業です。データの正確性が重要であり、ミスを極力防ぐためのチェック作業も欠かせません。

入力する内容の一例は以下のとおりです。

データを扱う際に入力ミスがあると、後々の業務に支障をきたす恐れがあります。データはエクセルや専用ソフトで入力を行うことが一般的です。タッチタイピングのスキルがあると、効率的に作業を進められます。繁忙期には大量のデータ入力が発生するため、素早く正確な作業が欠かせません。

オンラインシステムを使ったデータ入力も増えており、一部の企業では外部委託も行われています。データ入力は、事務職の基本的な業務の一つとして重要です。

書類作成

書類作成は、事務職の重要な業務の一つです。

書類作成には、以下の内容が含まれています。

書類作成能力は、事務職には欠かせません。

ファイリング

事務職の業務の一つにファイリングがあります。書類の整理は、作業のスピードや正確性に関わる重要な業務です。ファイリングをすると必要な書類をすぐに見つけられるので、業務効率の改善につながります。

ファイリング業務には、以下の内容が含まれます。

書類の整理は、日々の業務の無駄を削減できる重要な業務です。

来客・電話・メール応対

来客・電話・メール応対は、事務職の重要な業務です。事務職はお客様との窓口になることが多いので、迅速かつ丁寧なやり取りが欠かせません。受付での来客対応は、明るい笑顔と丁寧な言葉遣いが大切です。お客様をスムーズに案内し、目的の部署や担当者へと確実に取り次ぐ必要があります。

電話応対は、お客様と直接つながる重要なコミュニケーションです。正確に受け答えをし、必要に応じて適切な部署や担当者へ転送します。クレーム対応の場合は冷静に対処し、お客様の話を聞き、丁寧に対応する必要があります。

全員が同じ情報を共有することで、スムーズに業務を進められます。来客・電話・メール応対は会社の信頼を築くために欠かせない業務です。

未経験でも始められる事務職の種類

未経験からでも始められる事務職は以下のとおりです。

一般事務

一般事務の仕事は、企業や組織の運営を支える、重要な役割があります。未経験者でも挑戦しやすいので、初めて事務職を目指す方におすすめです。

具体的な業務内容は以下のとおりです。

一般事務では業務内容が幅広いため、コミュニケーション能力を始めとするさまざまなスキルを身に付けられます。

営業事務

営業事務は、営業部門のサポートを行うポジションです。営業活動が円滑に進むように、さまざまな業務を担当します。

主な業務内容を以下にまとめました。

営業事務は、営業担当者が本来の業務に集中できるように、効率化と環境作りを行います。

経理事務

経理事務は、企業を経済的かつ健全に保つために欠かせない存在です。

経理事務の主な業務内容は以下のとおりです。

経理事務の業務により、企業は財務健全性を保ち、持続的な成長につながります。

人事事務

人事事務は、企業内の人材管理に関する業務を担当するポジションです。

主な業務内容を以下にまとめました。

人事事務は、人と接することや細かい作業が好きな方におすすめの職種です。

総務事務

総務事務は、会社全体の運営をサポートする役割があります。総務事務は社内外との調整役として機能します。

主な業務内容は以下のとおりです。

総務事務は、社員が働きやすい環境を整えるため、企業にとって欠かせない存在です。

医療事務

医療事務は、医療機関の運営に欠かせない事務作業全般を担当します。

主な業務内容を以下にまとめました。

未経験からでも始められますが、医療事務資格を持っていると即戦力として活躍できる機会が増えるため、おすすめです。資格取得により、医療事務としてのキャリアも広がります。

未経験から事務職への転職に必要なスキル

未経験から事務職への転職を成功させるのに必要なスキルがあります。

以下に必要なスキルをまとめました。

コミュニケーション能力

コミュニケーション能力は、事務職で重要です。業務で多くの人と関わり、情報を正確に伝える必要があるからです。複雑な説明や専門用語を避け、誰にでも理解できる言葉で話すことを意識しましょう。相手の意見を尊重する姿勢も欠かせません。相手の話をしっかり聞き、意見を尊重することで、信頼関係を築けます。

事務職にはさまざまな種類のコミュニケーション能力が求められ、業務の効率化と人間関係の円滑化に必要です。

PCスキル(Word・Excelなど)

PCスキルは、事務職に欠かせないスキルです。効率的に作業を進められ、業務の正確性の向上にもつながります。Wordでは、報告書や案内書を作るために文書作成や書式設定、テンプレートの使用などが必要です。Excelでは、データ入力や関数の使用、グラフ作成が欠かせません。

PowerPointでは、プレゼン資料の作成やスライドデザイン、アニメーションの設定スキルが必要です。営業会議や社内研修でのプレゼンに活用できます。Outlookではメールの送受信やカレンダー管理、連絡先の管理により、日々の業務連絡やスケジュール調整が可能です。

基本的なPCスキルを身に付けると、業務の幅が広がり、職場で即戦力として活躍できます。

臨機応変な対応力

事務職には、臨機応変な対応力が必要です。日常的に発生するさまざまな業務や突発的な問題に、適切に対応する必要があるからです。急なスケジュール変更や予期せぬ仕事が発生しても、優先順位を見極めながら柔軟に対応する力が欠かせません。

未経験から事務職をするためには、臨機応変な対応力が必要です。日々の業務のさまざまな課題に柔軟に対応することで、職場全体のパフォーマンスが向上します。

未経験から事務職への転職に役立つ資格

未経験から事務職への転職を考える際、資格の有無は重要です。

事務職におすすめの資格を以下にまとめました。

MOS(Microsoft Office Specialist)

MOSは、Microsoft Office製品の操作スキルを証明する資格です。事務職への転職やキャリアアップを目指す方には重要です。MOSの取得で、実務で必要となるWordやExcel、PowerPointなどの基本操作から複雑な操作まで学べます。

試験はオンラインとオフラインの両方で受験でき、受験料は1万円前後と比較的手軽に受けられます。合格すると認定証が発行され、資格の有効期限は無期限です。

簿記

簿記は企業の財務状況を把握できる、経理職に欠かせない重要なスキルです。主に経費や収益の記録・管理を行います。簿記の取得により仕訳帳や総勘定元帳に加え、貸借対照表や損益計算書などの財務諸表の作成も可能です。簿記の知識を活かすと企業の経済活動を正確に記録でき、財務の健全性を保てます。

日商簿記検定は1〜3級まであり、取得すると経理や会計の仕事への転職に有利です。経理事務や財務管理職には必須のスキルです。簿記の知識があれば会計ソフトも使用できるので、企業の内部統制や監査に役立ちます。

秘書検定

秘書検定は、公益財団法人実務技能検定協会が主催する検定試験です。1〜3級の4つのレベルがあり、それぞれの級によって試験内容や難易度が異なります。

秘書検定の試験内容は以下のとおりです。

2級と3級は筆記試験のみですが、1級と準1級は筆記試験と面接試験の2段階で構成されています。秘書検定は年に2回、6月と11月に実施されます。受験資格は特に制限がなく、誰でも受験可能です。秘書検定は事務職のスキルアップに有効です。

未経験でも事務職に転職しやすい業界

未経験でも事務職に転職しやすい業界は多くあります。

以下におすすめの業界をまとめたので参考にしてください。

各業界で事務職としての経験を積むことで、他の分野でも活かせるスキルが身に付きます。

未経験から事務職に転職する方法

未経験から事務職に転職するためには、転職の流れを把握し、転職エージェントの利用法を活用することが重要です。

転職の流れ

転職を成功させるためには、転職の流れの把握が重要です。

転職は以下の手順で実施すると成功に近づきます。

適切にポイントを押さえると、転職活動をスムーズに行えます。
» 40代女性の転職が厳しい理由と就職しやすい職種を解説！

転職エージェントの活用

転職の成功には、転職エージェントの活用は欠かせません。未経験から事務職への転職をスムーズに進めるための、有効な手段です。転職エージェントの活用により、自分に合った求人を見つけやすくなります。未経験者向けの求人情報も多く取り扱っているため、初めての転職でも安心です。

転職エージェントでは、以下の項目をサポートしてくれます。

転職エージェントからは面接時の注意点や効果的な自己PRの方法など、具体的なアドバイスをもらえます。求人情報についても、一般公開されていない非公開求人にアクセスできるため、転職先の選択肢が広がるのでおすすめです。転職エージェントの活用により、転職活動のスケジュール管理がしやすくなります。

転職エージェントが面接日程を調整してくれるため、忙しくても効率的に転職活動を進められます。基本的に利用料金は無料なので、金銭的な負担もありません。転職エージェントの活用により、未経験から事務職への転職が現実的になります。
» 転職活動の力強いパートナー！転職エージェントとは？

まとめ

事務職は未経験でも始めやすいおすすめの職種です。コミュニケーション能力やPCスキルを身に付けると、転職をスムーズに進められます。事務職はMOSや簿記、秘書検定といった資格を取得すると有利です。転職エージェントの活用で未経験でも採用されやすい業界を選べ、希望の職種に就けるのでおすすめです。
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